Notes de frais en France : barème URSSAF 2026, justificatifs et TVA récupérable

Remboursement au réel ou allocation forfaitaire : quelles règles ?

L'employeur rembourse les frais que le salarié engage pour son travail, au réel ou au forfait, et il choisit la méthode par type de frais. Écrivez ce choix dans une politique de frais :

• au réel : le remboursement est exonéré de cotisations sans limite de montant, si l'employeur prouve que la dépense était imposée par le travail et produit les justificatifs ;
• au forfait : sous les limites publiées par l'Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales (URSSAF), aucun justificatif de dépense n'est demandé, mais l'employeur doit prouver le caractère professionnel de l'allocation (déplacement, repas imposé par l'organisation du travail).

Au-delà des limites, l'excédent n'est exonéré que sur justificatifs. Une allocation dont le caractère professionnel n'est pas démontré devient du salaire dès le premier euro. Les forfaits ne s'appliquent pas aux dirigeants affiliés au régime des non-salariés, ni aux gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et de SELARL, aux PDG de SA et aux présidents et dirigeants de SAS : pour eux, le remboursement se fait au réel.

Le texte de référence est l'arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels, publié au Journal officiel du 6 septembre 2025. Son article 12 abroge l'arrêté du 20 décembre 2002 depuis le 7 septembre 2025 : une politique de frais qui cite encore le texte de 2002 est à mettre à jour.

Barème URSSAF 2026 : repas et grand déplacement

Depuis le 1er janvier 2026, un repas est exonéré jusqu'à 7,50 € sur le lieu de travail, 21,40 € au restaurant en déplacement et 10,40 € en déplacement hors restaurant. Le repas en déplacement suppose un salarié hors des locaux, empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail ; au restaurant, l'employeur doit démontrer qu'il était contraint d'y manger. Le repas sur le lieu de travail n'est couvert que si le salarié doit manger sur place : travail en équipe, posté, continu, en horaire décalé ou de nuit.

Le grand déplacement suppose au moins 50 km entre la résidence et le lieu de travail et au moins 1 h 30 de trajet en transports en commun, à l'aller ou au retour. Les forfaits baissent de 15 % à partir du 4e mois et de 30 % à partir du 25e mois.

Exemple : un technicien envoyé en mission à Lyon pendant 5 mois remplit les conditions du grand déplacement. Les 3 premiers mois, l'employeur peut lui verser sans justificatif 21,40 € par repas et 56,80 € par nuit ; les 4e et 5e mois, 18,20 € et 48,30 €. S'il verse 25 € par repas les premiers mois, 3,60 € par repas sont soumis à cotisations, sauf justificatifs de la dépense réelle.

Indemnités kilométriques, transport et titres-restaurant

Les indemnités kilométriques versées au salarié qui utilise son véhicule personnel pour le travail sont exonérées dans la limite du barème fiscal, qui dépend de la puissance du véhicule en chevaux fiscaux (CV) et des kilomètres parcourus dans l'année. Ce barème n'a pas été revalorisé depuis 2023 : l'URSSAF publie pour 2026 les mêmes montants, majorés de 20 % pour un véhicule 100 % électrique.

Exemple : 3 000 km professionnels avec une voiture de 5 CV donnent 1 908 € (3 000 × 0,636 €), et 2 289 € avec une voiture électrique (3 000 × 0,763 €). Pour une voiture de 5 CV, le calcul devient (distance × 0,357) + 1 395 € de 5 001 à 20 000 km, puis distance × 0,427 au-delà. Conservez un état des trajets (date, parcours, kilomètres, motif) et une copie de la carte grise : sans ces justificatifs, les indemnités sont réintégrées dans l'assiette des cotisations.

Transport domicile-travail

L'employeur prend en charge 50 % des abonnements de transport public de ses salariés, même à temps partiel. En 2026, une prise en charge plus élevée reste exonérée jusqu'à 75 % du coût de l'abonnement (art. 68 de la loi de finances pour 2026). Le stationnement peut aussi être remboursé en exonération, au tarif le plus économique et sur justificatifs, si les horaires ou le lieu de travail imposent la voiture.

Titres-restaurant

Le salarié reçoit un titre par jour travaillé dont l'horaire comprend un repas, télétravail compris, et aucun titre les jours d'absence. La part patronale est exonérée si elle représente entre 50 % et 60 % de la valeur du titre et ne dépasse pas 7,32 € en 2026 (7,26 € en 2025), ce qui correspond à un titre de 12,20 € à 14,64 €. Jusqu'au 31 décembre 2026, le titre peut payer tout produit alimentaire, même non directement consommable (loi n° 2025-56 du 21 janvier 2025). Les règles propres au télétravail sont détaillées sur notre page télétravail en France.

Quelle TVA récupérer sur les notes de frais ?

La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) d'une note de frais n'est récupérable que pour une entreprise redevable, sur une dépense nécessaire à l'exploitation, justifiée par une facture qui porte les mentions obligatoires, dont l'identité de l'entreprise cliente. Plusieurs dépenses courantes en sont exclues par le Code général des impôts (CGI). La facture électronique se généralise : depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise doit pouvoir en recevoir par une plateforme agréée, et les grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire (ETI) émettent ainsi leurs factures entre entreprises ; les PME et micro-entreprises le feront à partir du 1er septembre 2027.

Exemple : un plein de gazole de 60 € pour une voiture particulière contient 10 € de TVA ; l'entreprise en récupère 8 € (80 %) si le trajet est professionnel. Pour une facture d'hôtel qui couvre aussi un client, la TVA de la part du client est déductible, à condition que la facture indique les bénéficiaires. Les règles propres aux véhicules de l'entreprise figurent sur notre page voitures de société en France.

Justificatifs : combien de temps les garder et peut-on les scanner ?

Gardez les justificatifs des notes de frais 10 ans : ce sont des pièces comptables. Les durées minimales sont les suivantes :

• 10 ans à compter de la clôture de l'exercice pour les pièces comptables (art. L.123-22 du Code de commerce) ;
• 6 ans pour les documents fiscaux (art. L.102 B du Livre des procédures fiscales), 10 ans en cas d'activité occulte ;
• 3 ans pour les documents relatifs aux cotisations sociales.

Une facture papier peut être numérisée à tout moment, puis conservée sous forme électronique, à condition que la copie soit identique à l'original : couleurs conservées quand elles ont un sens, aucune retouche, compression sans perte. Le fichier est au format PDF ou PDF/A-3 et protégé par un cachet serveur, une empreinte numérique, une signature électronique ou un dispositif équivalent, avec horodatage. L'organisation doit être documentée et contrôlée régulièrement (art. A.102 B-2 du Livre des procédures fiscales).

Sans ces garanties, seul l'original papier fait foi : ne le détruisez pas après un simple scan, faute de quoi la déduction de la TVA peut être remise en cause.

Les erreurs fréquentes

• Citer l'arrêté du 20 décembre 2002 dans la politique de frais : il est abrogé depuis le 7 septembre 2025.
• Verser l'indemnité de repas au restaurant (21,40 €) sans pouvoir démontrer que le salarié était contraint d'y manger.
• Récupérer la TVA sur l'hôtel des salariés, le train, l'avion, le taxi ou la location d'une voiture particulière.
• Déduire 100 % de la TVA du gazole d'une voiture particulière, ou la TVA des pleins faits pour des trajets privés.
• Payer des indemnités kilométriques sans état des trajets ni copie de la carte grise.
• Détruire les originaux papier après un simple scan, sans respecter les conditions de numérisation du Livre des procédures fiscales.

Votre checklist

• Écrire une politique de frais qui choisit, par type de dépense, le réel ou le forfait, et qui cite l'arrêté du 4 septembre 2025.
• Appliquer les limites de l'année de la dépense (2026 : 7,50 €, 21,40 €, 10,40 €).
• Vérifier la situation qui ouvre droit au forfait : déplacement, contrainte de repas, 50 km et 1 h 30 pour le grand déplacement.
• Réduire les forfaits de grand déplacement de 15 % dès le 4e mois et de 30 % dès le 25e mois.
• Exiger un état des trajets et la carte grise avant de payer des indemnités kilométriques.
• Réclamer des factures au nom de l'entreprise et ventiler la TVA : déductible, déductible à 80 % ou exclue.
• Soumettre à cotisations la part d'allocation qui dépasse les limites sans justificatif.
• Archiver les pièces 10 ans et numériser les factures papier selon l'article A.102 B-2 du Livre des procédures fiscales avant d'en détruire les originaux.

Questions fréquentes

Sources officielles

• Légifrance, arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels
• URSSAF, taux et barèmes 2026 des frais professionnels
• URSSAF, les frais professionnels
• URSSAF, taux et barèmes des avantages en nature (titre-restaurant)
• URSSAF, barème 2026 des indemnités kilométriques
• BOFiP, TVA, dépenses de logement BOI-TVA-DED-30-30-10
• BOFiP, TVA, transports de personnes BOI-TVA-DED-30-30-30
• BOFiP, TVA, produits pétroliers BOI-TVA-DED-30-30-40
• Service Public Entreprendre, durées de conservation des documents de l'entreprise
• BOFiP, conservation et numérisation des factures BOI-CF-COM-10-10-30

Ce guide présente les règles générales en vigueur au 5 octobre 2026. Il ne remplace pas un conseil juridique adapté à votre situation (convention collective, secteur, statut du salarié).