Notes de frais au Luxembourg : indemnités exonérées, barème 2026 et justificatifs

Quand un remboursement de frais de déplacement est-il exonéré au Luxembourg ?

Une indemnité de frais de route et de séjour est exonérée d'impôt si elle est versée à part du salaire et ne dépasse pas celle d'un fonctionnaire de l'État comparable (art. 115, n° 3, de la loi concernant l'impôt sur le revenu, L.I.R., et règlement grand-ducal du 3 décembre 1969). Pour l'Administration des contributions directes (ACD), la part qui dépasse ce montant est un supplément de salaire imposable (circulaire L.I.R. n° 115/6 du 13 juillet 2018).

• Déplacement de service : il est imposé par le service et mène hors de la commune du lieu de travail habituel, à au moins 3 km ; sans lieu habituel, la référence est le siège de l'employeur.
• Frais réels plus élevés : l'exonération peut aller jusqu'aux dépenses effectives diminuées des « frais de ménage économisés » (20 % de l'indemnité du fonctionnaire), sans descendre sous l'indemnité du fonctionnaire.
• Forfaits : un forfait de frais de route fixé autrement que sur la distance parcourue n'est pas exonéré.
• Régimes particuliers : la circulaire n° 115/6 prévoit des forfaits propres aux chantiers, aux détachements et aux chauffeurs.

Le trajet domicile-travail n'est jamais un déplacement de service. La participation de l'employeur (forfait, carburant, billet, abonnement) est un salaire imposable, car ce trajet est couvert par la déduction forfaitaire du salarié : 99 € par an et par unité d'éloignement au-delà des 4 premières, 2 574 € par an au plus. Seul le ramassage collectif organisé par l'employeur y échappe. De même, payer les frais de la voiture privée d'un salarié en dehors des déplacements de service revient à verser du salaire ; pour une voiture mise à disposition, voir les voitures de société au Luxembourg. L'employeur opère la retenue d'impôt et en est personnellement responsable.

Frais de route et de séjour : le barème 2026 de l'État

Depuis le 1er janvier 2026, les déplacements des agents de l'État suivent le règlement grand-ducal du 17 décembre 2025, et les montants fixés pour son application par le règlement du 23 janvier 2026, en vigueur depuis le 1er février 2026, servent de plafond d'exonération pour les salariés du privé. Les règles qui comptent pour vos notes de frais :

• une indemnité de jour forfaitaire n'est due que si le déplacement dure plus de 4 heures ;
• le point de départ est le lieu de travail, ou le domicile si le déplacement en part et que le trajet est plus court, et le trajet domicile-travail n'est pas indemnisé ;
• un déplacement dans un rayon de 25 km au-delà de la frontière compte comme un déplacement au Luxembourg ;
• la nuit est remboursée sur pièces (chambre, petit déjeuner, service et taxes) jusqu'au plafond, apprécié en moyenne sur des nuitées consécutives ; sans note d'hôtel, l'indemnité est de 20 % de l'indemnité de nuit ;
• les frais de représentation sont hors champ.

Les plafonds de nuit sont majorés de 10 % dans le pays qui préside le Conseil de l'Union européenne. Pour les kilomètres, l'indemnité de l'État reste de 0,30 € par km parcouru avec la voiture personnelle : le règlement du 19 juin 2015 qui la fixe figure toujours comme en vigueur sur Legilux au 5 octobre 2026, et le règlement du 23 janvier 2026 ne l'a pas abrogé.

Exemple chiffré : ce qui est exonéré et ce qui devient du salaire

Un salarié basé à Luxembourg-Ville prend sa voiture personnelle pour voir un client à 30 km, soit 60 km aller-retour, et s'absente 5 heures. Le même mois, il passe une nuit à Paris pour un salon, et son contrat prévoit un forfait mensuel « déplacements ».

Les montants imposables passent dans la paie comme du salaire, soumis à la retenue d'impôt et aux cotisations ; pour l'excédent kilométrique, des frais réels plus élevés et justifiés peuvent étendre l'exonération. Versez les indemnités exonérées sur une ligne distincte du salaire. Le passage d'une note validée à la paie est détaillé dans de la pointeuse à la paie au Luxembourg.

Chèques-repas 2026 : valeur, part du salarié et exonération

Un chèque-repas est exonéré d'impôt pour la part comprise entre la valeur d'un repas fixée à 2,80 € et 15 €, soit 12,20 € au plus par chèque, depuis l'année d'imposition 2024 (art. 115, n° 21, L.I.R. et règlement grand-ducal du 29 décembre 1986, modifié le 25 septembre 2023). Pour une exonération complète, le salarié paie donc au moins 2,80 € par chèque. Les chèques-repas du secteur privé ne sont pas soumis aux cotisations sociales et ne se déclarent pas au Centre commun de la sécurité sociale (CCSS).

• Le chèque est numérique depuis le 1er janvier 2025, valable 12 mois et strictement personnel : il ne se cède à personne, même à un membre de la famille.
• Il paie un repas ou des denrées alimentaires chez un affilié établi au Luxembourg ; l'usage à l'étranger est exclu, ce qui concerne directement les frontaliers.
• Le salarié en utilise au plus 5 par jour, et la condition d'un repas principal pris un jour de travail a été supprimée (circulaire L.I.R. n° 115/7 du 31 janvier 2025).
• La valeur du chèque n'est pas plafonnée, mais l'exonération reste de 12,20 € au plus.
• L'exonération est réservée à l'employeur sans cantine, appréciée par établissement, sauf empêchement objectif.
• La participation du salarié s'impute d'abord sur la partie imposable ; au plus tard en fin d'année, l'employeur fait le décompte des parties imposable et exonérée et le joint au compte de salaire.

Exemple : pour un chèque de 15 € dont 2,80 € payés par le salarié, les 12,20 € de l'employeur sont exonérés. Si le salarié ne paie que 2 €, l'employeur finance 13 €, dont 0,80 € imposables.

Justificatifs, TVA et facture électronique : que garder et que déduire ?

Notes de frais, justificatifs et factures se conservent 10 ans : à partir de la clôture de l'exercice pour les pièces comptables (art. 16 du Code de commerce, copies numériques admises) et à partir de leur date pour les factures, dont l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité doivent être garanties pendant toute la durée.

• Seule la TVA luxembourgeoise se déduit au Luxembourg. La TVA payée dans un autre État membre, pour un hôtel à Paris par exemple, se réclame à l'administration de cet État.
• Jusqu'à 100 € TTC, une facture simplifiée suffit (date, fournisseur, nature de l'achat, TVA ou données pour la calculer) ; au-delà, il faut une facture complète au nom et à l'adresse de l'entreprise.
• Les taux de TVA luxembourgeois sont de 17 %, 14 %, 8 % et 3 %.
• Les amendes, pénalités et transactions payées par l'entreprise ne sont pas déductibles fiscalement.

La facture électronique entre entreprises est en préparation. Le projet de loi n° 8815, déposé le 30 juillet 2026 et non voté au 5 octobre 2026, viserait les factures obligatoires entre un émetteur et un destinataire établis au Luxembourg, pour une opération imposable au Luxembourg : obligation de recevoir des factures électroniques conformes à la norme européenne EN 16931 au 1er janvier 2028, puis de les émettre au plus tard le 1er juillet 2028 si l'entreprise dépassait en 2026 deux de ces trois critères (bilan de 7,5 millions d'euros, chiffre d'affaires de 15 millions, 50 salariés à temps plein en moyenne), au plus tard le 1er janvier 2029 sinon. Un PDF n'est pas une facture électronique.

Les erreurs fréquentes

• Verser un « forfait déplacements » mensuel fixe : il n'est pas exonéré, car il ne dépend pas des kilomètres parcourus.
• Rembourser hors paie le train ou le carburant du trajet domicile-travail d'un frontalier : c'est un salaire imposable.
• Garder l'ancien barème après le 1er février 2026, ou payer une indemnité de jour pour un déplacement de 4 heures ou moins.
• Payer une nuit forfaitaire complète sans note d'hôtel : seuls 20 % de l'indemnité de nuit sont exonérés.
• Croire que le chèque-repas est plafonné à 15 € : c'est l'exonération qui est plafonnée à 12,20 €, et une part salarié inférieure à 2,80 € crée une partie imposable.
• Archiver des PDF en se croyant prêt pour la facture électronique : un PDF n'est pas une facture électronique.

Votre checklist

• Rédiger une politique de frais : qui autorise les déplacements, barème appliqué, plafonds, délai de remise des notes, pièces exigées.
• Appliquer le barème de l'État en vigueur depuis le 1er février 2026, avec la règle des plus de 4 heures.
• Calculer les kilomètres sur la distance réelle du déplacement de service, trajet domicile-travail exclu.
• Exiger la note d'hôtel ; sans note, limiter l'exonération à 20 % de l'indemnité de nuit.
• Verser les indemnités à part du salaire et soumettre tout excédent à la retenue d'impôt et aux cotisations.
• Pour les chèques-repas, retenir au moins 2,80 € par chèque, vérifier l'absence de cantine et faire le décompte annuel.
• Conserver notes, justificatifs et factures 10 ans, sous une forme intègre et lisible.
• Préparer la réception de factures électroniques pour le 1er janvier 2028, date prévue par le projet de loi n° 8815.

Questions fréquentes

Sources officielles

• Règlement grand-ducal du 3 décembre 1969 (art. 115, n° 3, L.I.R. : frais de route et de séjour), Legilux
• ACD, circulaire L.I.R. n° 115/6 du 13 juillet 2018 (frais de déplacement)
• Règlement du Gouvernement en conseil du 19 juin 2015 (indemnité kilométrique), Legilux
• Règlement grand-ducal du 17 décembre 2025 sur les frais de route et de séjour de l'État, Legilux
• Règlement du Gouvernement en conseil du 23 janvier 2026 (indemnités de jour et de nuit), Legilux
• Règlement grand-ducal du 25 septembre 2023 (chèques-repas), Legilux
• ACD, Chèques de repas : règles d'utilisation
• Code de commerce, version consolidée au 3 août 2026, art. 16 (Legilux)
• Guichet.lu, Déduire la TVA payée en amont
• Chambre des députés, projet de loi n° 8815 (facture électronique)

Ce guide présente les règles générales en vigueur au 5 octobre 2026. Il ne remplace pas un conseil juridique adapté à votre situation (convention collective, secteur, statut du salarié).