Notes de frais en Belgique : frais propres à l'employeur, indemnité kilométrique et TVA en 2026

Quand un remboursement de frais échappe-t-il aux cotisations ONSS ?

Un remboursement de frais n'est pas de la rémunération s'il couvre des frais propres à l'employeur : il échappe alors aux cotisations de l'Office national de sécurité sociale (ONSS). Selon les instructions de l'ONSS, trois conditions doivent être réunies : les frais sont exposés dans le cadre de la relation de travail, ils sont réels, et leur montant est prouvé par des pièces justificatives. En cas de contestation, la preuve incombe à l'employeur, et ce qui dépasse les frais réels est de la rémunération.

Les forfaits sont admis pour de petits frais difficiles à prouver. L'employeur doit pouvoir justifier le forfait et sa plausibilité au regard de la fonction (règlement de travail, note de service ou annexe au contrat), respecter les montants maximaux et ne pas mélanger frais réels et forfait pour un même type de frais ; un double remboursement n'est jamais admis. Côté impôt, les indemnités qui ne dépassent pas celles que l'État verse à son propre personnel (kilomètres, séjour en Belgique, missions à l'étranger) sont un remboursement non imposable.

Indemnité kilométrique 2026 : quel montant pour la voiture privée ?

Pour un déplacement de service avec sa propre voiture, le travailleur peut recevoir au plus 0,4452 € par km du 1er octobre au 31 décembre 2026, sans cotisations ni impôt. L'employeur peut aussi appliquer un montant annuel de 0,4761 € par km pour toute la période du 1er juillet 2026 au 30 juin 2027. L'ONSS admet ces montants également pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail ; côté impôt, ils visent les déplacements de service, et le remboursement du trajet domicile-travail suit d'autres règles.

Les deux montants n'ont pas le même rôle :

• 0,4452 € par km est le montant trimestriel. Depuis le 1er octobre 2022, l'indemnité kilométrique des fonctionnaires fédéraux est recalculée chaque trimestre ; celle du 4e trimestre 2026 (circulaire n° 771, Moniteur belge du 29 septembre 2026) a été reprise par l'ONSS le 2 octobre 2026 comme maximum exonéré.
• 0,4761 € par km est le montant annuel. Fixé pour la période du 1er juillet 2026 au 30 juin 2027 (circulaire n° 767 ; circulaire fiscale 2026/C/76), il est aussi admis. L'employeur qui le choisit l'applique jusqu'au 30 juin 2027, sans repasser au montant trimestriel en cours de période.

La voiture ne doit ni appartenir à l'employeur ni être financée par lui, et le forfait couvre tous les frais du véhicule. Gardez pour chaque déplacement la date, le trajet, le motif et les kilomètres. Exemple : pour 600 km de déplacements de service en novembre 2026, le remboursement exonéré maximal est de 267,12 € au régime trimestriel (600 × 0,4452) ou de 285,66 € au régime annuel (600 × 0,4761).

À vélo, l'ONSS admet 0,37 € par km pour les déplacements de service si le vélo ou le speed pedelec appartient au travailleur ; pour le trajet domicile-travail à vélo, l'exonération fiscale est plafonnée à 0,37 € par km et à 3 700 € pour les revenus 2026. La voiture mise à disposition par l'employeur relève d'autres règles : voir voitures de société en Belgique.

Missions en Belgique et à l'étranger : quels forfaits de séjour ?

Pour une mission en Belgique d'au moins 6 heures, la norme fiscale des frais de repas est de 22,08 € par jour depuis le 1er septembre 2026, si le repas n'est pas pris en charge par l'employeur ou un tiers, ni pris dans un restaurant d'entreprise. Elle peut être versée 16 fois par mois au plus, et l'intervention patronale d'un chèque-repas octroyé pour ce repas s'en déduit (circulaires 2026/C/35 et 2026/C/83).

Côté ONSS, le forfait sans justificatif pour le séjour en Belgique reste de 35 € par nuit : au-delà, il faut des factures.

Pour une mission à l'étranger, l'employeur peut verser l'indemnité journalière forfaitaire que le Service public fédéral (SPF) Affaires étrangères accorde à son personnel, fixée par pays (arrêté ministériel du 14 juillet 2025, montants applicables depuis le 1er août 2025). La catégorie 1 vaut pour les voyages de 30 jours au plus, la catégorie 2 au-delà de 30 jours consécutifs. Exemples cités par la circulaire 2025/C/70 : 95 € par jour en France (catégorie 1), 103 € par jour pour un aller-retour à Breda, aux Pays-Bas.

• Depuis le 1er janvier 2025, un aller-retour dans la journée donne droit à l'indemnité complète, sans durée minimale de 10 heures, et les jours de départ et de retour sont payés en entier.
• L'indemnité est réduite de 35 % si le repas de midi n'est pas à charge du travailleur, et de 45 % pour le repas du soir.
• Le logement et le voyage se remboursent sur pièces.
• Pour l'ONSS, il faut un vrai voyage de service d'un travailleur à fonction sédentaire, et des revenus de l'activité à l'étranger imposables en Belgique.

Exemple : mission de 3 jours en France, avec un déjeuner offert par le client le 2e jour. L'indemnité maximale est de 3 × 95 = 285 €, moins 35 % de 95 € (33,25 €), soit 251,75 €.

Chèques-repas et écochèques : quels plafonds en 2026 ?

Depuis le 1er janvier 2026, l'intervention de l'employeur dans un chèque-repas peut atteindre 8,91 €, et celle du travailleur doit être d'au moins 1,09 € : le chèque peut donc valoir 10 €. La hausse n'est pas automatique. Il faut adapter la convention collective de travail (CCT) ou la convention individuelle, et une convention individuelle ne peut dépasser ni la valeur prévue par la CCT de l'entreprise ni le maximum fixé par une CCT sectorielle.

Le nombre et le montant des chèques-repas figurent sur le décompte de paie et au compte individuel ; le nombre se régularise au plus tard le dernier jour du mois qui suit le trimestre. Côté impôt, l'employeur déduit 4 € par chèque si son intervention atteint 8,91 €, sinon 2 € au plus (chèques attribués depuis le 1er janvier 2026, circulaire 2026/C/30). Si l'employeur rembourse aussi un repas réel le même jour (hors petit-déjeuner), l'intervention patronale du chèque se déduit une fois de ce remboursement ; avec un forfait repas, le cumul n'est admis que si la journée dépasse 8 heures et qu'un deuxième repas est prouvé.

Les écochèques restent possibles, avec une liste de produits mise à jour au 1er juin 2026 (CCT n° 98/12 du 24 février 2026). Leur suppression progressive, prévue par l'accord de gouvernement 2025-2029, n'est qu'un projet : le Conseil national du travail (CNT) a rendu son avis n° 2.498 le 22 septembre 2026. Pour le calcul du nombre de chèques à partir des jours prestés, voir de la pointeuse à la paie en Belgique.

TVA des notes de frais et facture électronique : que peut-on récupérer ?

La TVA sur la nourriture, les boissons et le logement n'est en principe pas déductible, sauf pour le personnel chargé d'exécuter, hors de l'entreprise, une livraison de biens ou une prestation de services, ou pour l'entreprise qui revend ces mêmes services. Celle des frais de réception, des tabacs et des spiritueux (sauf revente ou dégustation) ne l'est pas non plus (art. 45, § 3, du Code de la TVA). Pour les frais de voiture (achat ou leasing, carburant, entretien), la déduction est plafonnée à 50 % et limitée à l'usage professionnel réel s'il est plus bas (art. 45, § 2).

À l'impôt des sociétés, 31 % des frais de restaurant et 50 % des frais de réception et des cadeaux d'affaires ne sont pas déductibles (art. 53, 8° et 8°bis, du Code des impôts sur les revenus 1992).

Depuis le 1er janvier 2026, une entreprise assujettie établie en Belgique émet une facture électronique structurée, échangée en principe via le réseau Peppol, pour ses livraisons et prestations à une autre entreprise belge assujettie à la TVA (loi du 6 février 2024). Conséquences pour les notes de frais :

• le travailleur communique le numéro de TVA de l'entreprise au fournisseur belge, pour que la facture arrive dans la boîte Peppol ;
• un ticket de caisse ne suffit pas quand le client est une entreprise : une facture doit être émise en plus du ticket ;
• si le fournisseur a émis un PDF ou une facture papier qui contient toutes les mentions légales, la déduction ne peut pas être refusée pour ce seul motif, mais des amendes restent possibles ;
• l'entreprise qui n'a pas les moyens techniques d'émettre ou de recevoir une facture structurée s'expose à une amende de 1 500 €, puis 3 000 € et 5 000 € (une nouvelle infraction ne compte comme deuxième ou suivante que si elle est constatée au moins 3 mois après la précédente).

Combien de temps conserver les justificatifs de frais en Belgique ?

Conservez les factures et leurs copies 7 ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur émission (art. 60, § 3, du Code de la TVA), et les livres et documents utiles à l'impôt sur les revenus jusqu'à la fin de la 7e année ou du 7e exercice comptable qui suit la période imposable (art. 315 du Code des impôts sur les revenus 1992). Pendant tout ce délai, l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité des pièces doivent être garanties ; pour une facture électronique, il est recommandé de garder le fichier XML original. Une entreprise établie en Belgique conserve ses factures sur le territoire belge, sauf si elle les garde sous un format électronique qui garantit en Belgique un accès complet et en ligne (art. 60, § 2, du Code de la TVA).

Écrivez la politique de frais dans un document opposable : règlement de travail, note de service ou annexe au contrat. Indiquez les types de frais, les forfaits, les plafonds, les pièces exigées et les délais de dépôt, et tenez ce document à la disposition de l'ONSS.

Les erreurs fréquentes

• Appliquer la norme fiscale d'hébergement (165,60 € par nuit) comme un forfait sans pièce : sans justificatif, l'ONSS n'admet que 35 € par nuit.
• Repasser du montant kilométrique annuel au montant trimestriel en cours de période : le choix annuel engage l'employeur jusqu'au 30 juin 2027.
• Porter le chèque-repas à 10 € sans adapter la CCT ou la convention individuelle : le chèque devient de la rémunération.
• Rembourser un ticket de caisse de restaurant comme une facture : l'entreprise cliente doit recevoir une facture, et la TVA du repas reste non déductible.
• Payer une note de frais sur un PDF alors que la même dépense arrive aussi par Peppol : risque de double remboursement et de double comptabilisation.
• Oublier de réduire l'indemnité de mission de 35 % (midi) ou de 45 % (soir) quand le repas est offert.

Votre checklist

• Écrire la politique de frais (types, forfaits, plafonds, pièces, délais) dans le règlement de travail, une note de service ou une annexe au contrat.
• Choisir le régime kilométrique, trimestriel ou annuel, et s'y tenir jusqu'au 30 juin 2027 en cas de choix annuel.
• Exiger pour chaque déplacement la date, le trajet, le motif et les kilomètres.
• Adapter la CCT ou la convention avant de porter le chèque-repas à 8,91 € de part patronale.
• Vérifier le plafond de 250 € d'écochèques par travailleur et par an.
• Isoler la TVA non déductible (repas, hôtels, réceptions) et limiter à 50 % celle des frais de voiture.
• Demander aux salariés de donner le numéro de TVA de l'entreprise aux fournisseurs belges, puis rapprocher factures Peppol et notes de frais.
• Conserver factures et justificatifs 7 ans, de façon intègre et lisible.

Questions fréquentes

Sources officielles

• ONSS, instructions administratives 2026/3, remboursements de frais
• ONSS, instructions intermédiaires (indemnité kilométrique au 4e trimestre 2026)
• SPF Finances, circulaire 2026/C/76 (indemnité kilométrique)
• SPF Finances, circulaire 2026/C/83 (frais de séjour en Belgique)
• SPF Finances, circulaire 2025/C/70 (missions à l'étranger)
• ONSS, instructions administratives 2026/3, titres-repas
• ONSS, instructions administratives 2026/3, éco-chèques
• SPF Finances, article 45 du Code de la TVA
• efacture.belgium.be, FAQ questions générales B2B
• efacture.belgium.be, FAQ questions spécifiques (sanctions, droit à déduction)

Ce guide présente les règles générales en vigueur au 5 octobre 2026. Il ne remplace pas un conseil juridique adapté à votre situation (convention collective, secteur, statut du salarié).