Workflows, portails et paie

Chacun valide ce qui le concerne,
la paie reçoit un fichier verrouillé.

Le salarié voit et corrige ses données, le manager valide par exception, les RH paramètrent et clôturent. Tout circuit se paramètre : qui déclenche, qui valide, en combien de niveaux, avec quels délais, relances et escalades.

Demander une démo Voir la conformité
Portails par rôle

Chaque acteur a son espace et les seuls droits dont il a besoin.

  • Pointer selon les modes autorisés, avec confirmation immédiate.
  • Voir sa journée, sa semaine, son mois : heures, pauses, heures sup, nuit, majorations.
  • Suivre ses compteurs en temps réel : congés, récupération, solde, CET, jours hors Luxembourg.
  • Corriger ses anomalies : accepter la suggestion, la modifier, justifier, joindre une pièce.
  • Faire ses demandes : congé, récupération, télétravail, heures sup, absence, mission, échange de poste.
  • Exercer ses droits RGPD : export de ses données, historique des corrections.
  • Choisir sa langue : français, allemand, anglais, portugais et plus.
Qui fait quoi
ActionSalariéManagerRHPaie
PointerOui
Corriger un pointageProposeValideValide hors délai
Valider la journéeAttesteValideContrôle
Demander un congéDemandeValideInformées
Heures supAccepteDemandeDéposent la requête ITM
Clôturer le moisValide son équipeClôturentReçoit
Paramétrer les règlesOui
Exporter la paieOuiReçoit
Les circuits clés

Rejouez les workflows, étape par étape.

Rejouer un scénario
Une anomalie se règle en deux gestes : le salarié corrige, le manager valideIASalariéManagerRHPaieAnomalie détectéecorrection suggéréeSalarié corrigeou justifieValide ?Journée validéerecalcul immédiatouinon, commentéRelance, escaladeaux RH ou au N+2sans réponseRH validentCompteurs, paiemis à jour

Après la clôture, la même correction passe directement aux RH et se régularise sur la paie suivante.
Rejouer un scénario
Neuf états, et aucune journée verrouillée sans validation humaineBruteCalculéeConformeÀ corrigerProposéeValidéeClôturéeExportéePurgéemoteuraucune anomalieanomalieen lotcorrigéerefuséele manager valideclôture RHexport paiefin de conservation

Une correction faite après la clôture ne modifie pas la journée exportée : elle crée une régularisation sur la paie suivante.
Heures supplémentaires et clôture

Les deux circuits qui font gagner le plus de temps.

Rejouer un scénario
Au Luxembourg, une heure supplémentaire se prépare avant d’être faite1. Besoin d’heures suple manager choisit un motif légal2. Contrôles automatiques10 h par jour, 48 h, profils protégésUrgence ?Notification à l’ITMforce majeure ou urgence ;au-delà de 3 jours par mois : requêteoui3. Avis de la délégationjoint à la requête préalablenonFavorable ?Requête ITM via MyGuichetl’avis favorable vaut autorisationouiAutorisation du ministresi avis défavorable ou équivoquenon4. Heures faites et pointéescouverture par l’autorisation vérifiée5. Compensation1 h 30 de repos par heure, ou CET ;140 % si récupération impossible

L’outil prépare la requête, joint l’avis de la délégation et signale toute heure faite hors autorisation, qui reste due au salarié.
Rejouer un scénario
Cinq temps de clôture, export bloqué tant qu’une anomalie reste ouvertevers la date de paieJ-5Pré-clôturel’IA liste lesanomalies etprévient chacunJ-3Correctionsles salariéscorrigent,relances autoJ-2Validationmanagers, parexception,en lotJ-1Contrôle RHvariables etécarts du moisvérifiésJExport paiefichierverrouilléet horodatééquipes validéesaucune anomalie ouverte

L’export reste bloqué tant qu’une anomalie est ouverte ; une fois les validations faites, la paie reçoit un fichier contrôlé, verrouillé et horodaté.
Le catalogue complet

Trente-six workflows prêts à paramétrer.

WorkflowDéclencheurCircuitRésultat
Oubli de pointageIASalarié corrige, manager valideJournée corrigée
Correction spontanéeSalariéManagerJournée corrigée
Correction après clôtureSalarié ou managerRHRégularisation sur la paie suivante
Contestation d’une correctionSalariéRH, puis voie prévue par l’accord avec la délégationDécision tracée
Pointage hors zoneApplication mobileSalarié justifie, manager trancheAccepté ou refusé
Validation hebdomadaire par exceptionChaque lundiManager traite les seules anomaliesSemaine validée
Attestation mensuelleFin de moisSalarié atteste, manager valideMois attesté
Congé annuelSalariéManager, N+2 au-delà d’un seuil, RH informéesCompteurs et planning à jour
Congé extraordinaireSalarié, pièce jointeRHAbsence typée
Congé pour raisons familialesSalarié, certificatRHCompteur par enfant
MaladieSalarié déclare, dépose le certificatRHPointages neutralisés
RécupérationSalariéManagerCompteur débité
CETSalariéManager, RHCET alimenté ou consommé
Congé collectifRHInformation des salariésCompteurs débités en masse
Heures sup prévuesManagerSalarié accepte, délégation avise, RH déposent la requête ITMHeures couvertes
Heures sup urgentesManagerNotification ITM, régularisationHeures couvertes
Récupération ou paiementFin de périodeRH selon L.211-27Compteur ou variable de paie
Publication du planning ou du POTManagerRH valident, diffusion 5 jours avantPlanning publié
Modification de planningManagerSalarié notifié, délai contrôléNouveau planning tracé
Échange de posteSalarié ASalarié B accepte, manager validePlanning mis à jour
Dimanche ou jour fériéManagerContrôle des plafonds, salarié informéMajorations appliquées
TélétravailSalarié ou planningManagerLieu qualifié
Jour hors LuxembourgPointage qualifiéCompteur, alerte à l’approche du seuilRH alertées
Mission à l’étrangerManagerRH : A1, détachementRelevés de mission
IntérimairePointageChef d’équipe valide, export à l’agenceRelevé pour l’agence
Arrivée d’un salariéCréation dans LuxAppsBadge, droits, terminaux synchronisésPrêt dès le premier jour
Changement de contrat ou d’horaireLuxAppsRègles appliquées à date d’effetRecalcul à date d’effet
Enrôlement d’un téléphoneSalariéMFA, attestation de l’appareilMobile actif
Badge perduSalariéDésactivation, badge provisoireContinuité du pointage
DépartLuxAppsBadge désactivé, soldes calculésSolde de tout compte alimenté
Clôture mensuelleCalendrierIA, salariés, managers, RH, paieExport de paie verrouillé
Contrôle de l’ITMRHGénération du dossierRegistre et dossier
Demande d’accès RGPDSalariéDPORéponse sous un mois
ÉvacuationAlarmeListe des présents au responsable sécuritéComptage des présents
Purge des donnéesÉchéance de conservationAutomatique, journaliséeDonnées purgées
Changement de règleRHSimulation, validation, activationRègle versionnée

Ce qui se paramètre sur chaque circuit

Niveaux

De zéro à trois validations

Conditionnées par le site, la population ou le volume d’heures ; validation par exception, seules les anomalies remontent.

Délais

Relances, escalade, délégation

Rappel automatique par étape, escalade au N+2 ou aux RH, suppléant activé pendant l’absence du manager.

Preuves

Pièces, signature, canaux

Justificatif obligatoire, signature électronique simple ; notifications par application, mail, Teams ou SMS. Validation tacite possible, déconseillée sur les heures payées.

Intégration LuxApps et paie

LuxApps reste la source de vérité.

LuxApps garde les personnes, les contrats et les absences ; le module de pointage lui renvoie des heures validées, des compteurs et des variables de paie prêtes à l’emploi.

LuxApps reste la source de vérité, le pointage lui renvoie des heures validéesLuxApps SIRHréférentiel salariésLuxApps Pointagerègles, IA,workflows, registresalariés, contrats, absencesheures validées, compteursTerminaux, portestoutes marquespassagesdroitsSmartphones, tags NFCet tablettespointagesPaie et fiduciairevariablesERP et facturationtempsBI et directionindicateursExports légauxregistre ITM, RGPDSOC Luxgapjournaux de sécuritéregistresjournaux
Chaque flux est authentifié et journalisé ; le connecteur de paie s’adapte au logiciel ou à la fiduciaire du client.
DonnéeDeVersMoment
Salariés, contrats, horaires théoriques, entités, managersLuxAppsPointageEn temps réel, à date d’effet
Absences, congés, maladiesLuxApps ou portailPointageEn temps réel
Badges et droitsPointageTerminaux, contrôle d’accèsÀ chaque changement
Heures validées, compteursPointageDossier salarié LuxAppsChaque jour
Variables de paiePointageLogiciel de paie ou fiduciaireÀ la clôture
Temps par projet ou par clientPointageERP et facturation, par exemple OdooChaque semaine ou à la clôture
Formations suiviesE-learning LuxAppsPointageÀ la fin de chaque session
IndicateursPointageBI, directionChaque jour

Variables de paie produites

  • Heures normales, heures sup à récupérer ou payées à 140 %.
  • Heures de dimanche (70 %), de jour férié (100 %), de nuit selon la CCT.
  • Primes d’astreinte, de panier, de déplacement, selon les règles du client.
  • Absences par type, avec leur traitement en paie.
  • Base de calcul des chèques-repas selon la politique du client.
  • Mouvements du CET, soldes à la sortie.

Sorties et automatisations

  • Paie : connecteur dédié ou export standard vers les solutions du marché luxembourgeois et les fiduciaires.
  • Formats : API REST, webhooks, CSV, Excel, XML, JSON, SFTP.
  • Exports légaux : registre L.211-29, relevés de détachement, dossier ITM.
  • Arrivée et départ : badge, droits, profil mobile et planning créés ou désactivés depuis LuxApps.
  • Planning proposé à partir des besoins, des compétences et des congés, publié avec son POT.
  • Relances : fins de période, congés à poser, pièces manquantes.
LuxApps Pointage

Vos badgeuses, vos règles, votre paie.

Montrez-nous votre parc et vos conventions : nous vous montrons le chemin jusqu'à la paie, conformité comprise.

Demander une démo